KPI คือ อะไร? เรียนรู้คำจำกัดความและวิธีใช้งาน
KPI หรือ Key Performance Indicator คือ ตัวชี้วัดสำคัญที่ช่วยในการวัดผลงานและประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดโดยใช้เกณฑ์หรือข้อมูลที่ตรวจสอบได้ว่าสอดคล้องกับเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กรหรือไม่ โดย KPI จะช่วยให้ผู้รับผิดชอบงานหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายในหน้าที่เฉพาะเหมือนกันสามารถแสดงผลงานได้อย่างชัดเจน ทั้งนี้ KPI ยังช่วยให้ผู้บริหารและเจ้าของธุรกิจสามารถวัดความสำเร็จของกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจได้อีกด้วย
วิธีใช้งาน KPI
การกำหนด KPI ต้องทำอย่างมีระบบและวิเคราะห์ข้อมูลอย่างถี่ถ้วนเพื่อทำให้ KPI นั้นสอดคล้องกับสถานการณ์ของระบบหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ เมื่อกำหนด KPI แล้วต้องมีการสร้างสถานะหรือข้อมูลที่ต้องการเข้าร่วมในโปรแกรมหรือเครื่องมือวัดผล ซึ่งจะช่วยให้ความสามารถในการจัดการและวิเคราะห์ข้อมูลแบบรวดเร็ว โดย KPI จะถูกกำหนดขึ้นมาจากตัวตั้งต้นที่เป็นเป้าหมายหรือประสิทธิภาพที่ต้องการ เช่น
– ปริมาณการผลิต
– รายได้ที่คาดหวัง
– ความถี่ในการมีโอกาสในการทำธุรกิจ
– ความสำเร็จและการพัฒนาลูกค้า
– บทบาทและงานที่มอบหมายของกลุ่มงานและโครงการ
เมื่อ KPI ถูกกำหนดครบถ้วนจะสามารถทำการตั้งเป้าหมายและวางแผนการดำเนินการได้อย่างเป็นระบบตามเป้าหมาย โดย KPI จะต้องมีการวัดผลประจำไตรมาสหรือปีก็ได้ ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญในการปรับปรุงและประเมินผลของกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจให้เหมาะสม อย่างไรก็ตาม การกำหนด KPI ยังต้องให้ระบบหรือยุทธศาสตร์การดำเนินธุรกิจเป็นตัวกำหนดในการสร้าง KPI เพื่อให้ตัวชี้วัดนั้นเป็นประโยชน์และเข้าใจได้ดีเมื่อนำมาใช้ในการดำเนินการ
FAQs
1. KPI ต่างกับ Metrics อย่างไร?
Metric คือการวัดค่าเบื้องต้นเช่นเปอร์เซ็นต์การมีผลิตภัณฑ์ต่อจำนวนบุคลากร ในขณะที่ KPI ไปอีกขั้นเพราะถูกกำหนดขึ้นมาจากจุดประสงค์หรือเป้าหมายที่ต้องการ
2. KPI ควรจะเป็นค่าเป็นตัวเลขหรือไม่?
ไม่จำเป็นต้องเป็นค่าเป็นตัวเลขเสมอไป เพราะการใช้ข้อมูลเชิงคุณภาพก็สามารถมีใช้ในวงจรการทำงานได้เช่นกัน แต่อย่างไรๆ ก็ควรมีความชัดเจนและได้แก่ภาพรวมโดยรวมของผลการดำเนินงาน
3. ถ้า KPI ที่กำหนดไม่สอดคล้องกับผลลัพธ์ที่ต้องการ จะต้องแก้ไขอย่างไร?
ต้องทำการวิเคราะห์ผลและรู้ความยากจนของแต่ละกระบวนการ และกำหนด KPI ใหม่เพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมาย อย่างไรก็ตาม แม้ว่า KPI จะไม่สอดคล้องกับผลลัพธ์ที่ต้องการ ก็ยังสามารถนำมาประกอบด้วย Metrics และการเก็บข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์ได้
4. การกำหนด KPI ช่วยให้ผู้ใช้สามารถมองเห็นภาพรวมในการประเมินผลการดำเนินธุรกิจได้อย่างไร?
การตั้ง KPI จะช่วยให้ผู้ใช้มีภาพถ่ายของงานที่ต้องการและวิเคราะห์ผลการดำเนินงานได้อย่างตรงไปตรงมา โดยการตั้ง KPI จะช่วยให้ประเด็นโดยสารที่สำคัญสามารถถูกครอบคลุมและประเมินผลได้อย่างถูกต้อง.
5. การเลือก KPI มีทั้งหมดกี่ประเภท?
KPI มีประเภทหลักๆ อยู่ 4 กลุ่ม ได้แก่
– Financial KPIs ซึ่งช่วยวัดรายได้ขององค์กร
– Customer KPIs ซึ่งช่วยวัดความสำเร็จของลูกค้าในการรับบริการหรือผลิตภัณฑ์
– Process KPIs ซึ่งช่วยวัดวิธีการทำงานในขั้นตอนต่างๆ
– People KPIs ซึ่งช่วยวัดผลงานของบุคคลในองค์กร
รวมไปถึงประเภทอื่นๆ เช่น IT KPIs หรือข้อมูลการวิเคราะห์เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ แต่ละประเภทมีเป้าหมายและเกณฑ์การวัดที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับองค์กรหรือธุรกิจแต่ละแห่งที่เลือกใช้ KPI เพื่อวัดผลการดำเนินธุรกิจของตน.
6. KPI ใช้ตัวชี้วัดที่อาจไม่ตรงกับเป้าหมายการดำเนินธุรกิจ อย่างไร?
การวัดผลในองค์กรเป็นเรื่องที่ซับซ้อน และต้องใช้ KPI ที่สอดคล้องกับเป้าหมายการดำเนินธุรกิจขององค์กร บางครั้งมี KPI ที่ไม่สามารถใช้วัดผลได้อย่างแม่นยำ เนื่องจากทางบริษัทไม่สามารถสร้างข้อมูลจากการวัดผลได้อย่างถูกต้อง ในกรณีนี้องค์กรจะทำการแก้ไขโดยการวิเคราะห์ผลและตั้ง KPI ใหม่.
สรุป
KPI เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยในการวัดผลงานและประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท. เมื่อกำหนด KPI ต้องทำอย่างมีระบบและวิเคราะห์ข้อมูลอย่างถี่ถ้วนเพื่อทำให้เป็นไปตามเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กรหรือไม่ จึงสามารถใช้เป็นเครื่องมือปรับปรุงและประเมินผลหลังการดำเนินงานได้อย่างตรงไปตรงมา. การตั้ง KPI ต้องทำการวิเคราะห์ผลและรู้ความยากจนของแต่ละกระบวนการ และกำหนด KPI ใหม่เพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมาย ซึ่งประสิทธิภาพของการใช้ KPI ซึ่งทดแทนด้วยค่าตัวเลขจะเชื่อมโยงกับความสำเร็จขององค์กร.
